Семь дней, чтобы улучшить продуктивность

Для тех, кто больше не готов откладывать важные дела. Мы адаптировали материал The New York Times, в котором автор книг о борьбе с прокрастинацией Филлис Коркки собрала семь заданий на улучшение продуктивности — по одному в день.

Задания очень простые, но эффективные. Сохраняйте на стену — эта статья заменит вам все бестолковые книги про тайм-менеджмент и секреты профессионального роста.

День первый — 10 минут концентрации

Ваш челлендж на сегодня — выбрать из списка запланированных дел один пункт, по которому приближается дедлайн, и посвятить 10 минут на его выполнение. Да, всего лишь 10 минут. В чем подвох? Работать придется с непрерывной концентрацией, не отвлекаясь ни на что. Это значит, что выполняемое задание должно быть единственным на вашем экране или среди бумаг.

Это задание может быть частью другой, более крупной задачи, которую вы выполняете поэтапно. Можно, например, выделить 10 минут на оплату счетов или разбор старых документов.

По истечении пяти минут отвернитесь от экрана, поменяйте позу и растянитесь. После этой короткой паузы вернитесь к работе и установите таймер еще на пять минут.

Зачем мне это делать?

Один из главных мифов современной жизни состоит в том, что якобы многозадачность способствует большей продуктивности. На самом же деле исследования показывают, что мозг может по-настоящему концентрироваться только на одной деятельности.

Всякий раз, когда мы переключаемся между заданиями, наши шансы выполнить их хорошо снижаются, а вероятность ошибки растет. Изобретательность тоже страдает, так как отвлекающие факторы не дают развиться сложным и связанным мыслям.

Во время выполнения задания, вас может удивить, как часто хочется проверить телефон или обновления на почте. Возможно, у вас даже получится убедить себя, что посмотреть на другой экран просто необходимо.

К сожалению, наш мозг подвержен примитивному влечению к мигающим раздражителям — уведомлениям на телефоне, всплывающим окнам, обновлениям. Поэтому так заманчиво лишний раз проверить почту или написать твит.

Цель этого задания — заставить мозг сконцентрироваться на одной конкретной задаче.

Перерыв во время работы тоже важен. При усиленной концентрации мозг периодически просит перезагрузки, чтобы продолжать работать в полную силу. Смена позы посылает в мозг прилив крови и улучшает когнитивные способности.

День второй — реалистичный список дел

Подумайте о том, как вы составляете свой список дел. Вы его куда-то записываете? Или просто фиксируете в памяти? А может вы избегаете таких списков и просто надеетесь, что все нужные задачи запомните и так?

Сегодня уделите несколько минут на то, что бы составить идеальный to-do-list, то есть конкретный, реалистичный список, включающий в себя только те пункты, которые должны быть выполнены к концу дня или к завтрашнему утру.

Ваш список может быть написан на бумаге или составлен в приложении на смартфоне. Хорошенько подумайте над ним, он должен отражать главные приоритеты на день. Вот несколько советов.

• Список не должен быть большим. Оцените, насколько выполним запланированной вами объем работы.
• В списке должно быть не больше 12 задач. Слишком амбициозный список ведет к попыткам заниматься несколькими делами одновременно, что почти всегда бывает контрпродуктивным.
• Делай пункты из списка чёткими и ясными. Задача вроде «поработать над докладом» может означать работу на целых семь дней. Вместо этого запишите что-то вроде «изучить второй раздел отчета и написать на основании этого пять абзацев».

Пример понятного списка:

Отправить три письма потенциальным клиентам

Обновить секцию раздела «О нас» на сайте

Подкорректировать отчет по продажам

Сообщить руководителю последние обновления по новому проекту

Личное — записаться на проверку зрения

Держите свой лист неподалеку. В середине дня проверьте, нужно ли добавить в в него какие-то задачи или перенести что-то на другой день. Если вы не выполнили всех задач, это нормально — жизнь очень беспорядочна, изменения происходят постоянно. Каждую задачу, которую вы выполнили, отметьте и потратьте несколько минут, чтобы полностью насладиться ее завершением.

Зачем мне это делать?

Из-за тривиальных и несущественных задач в течение дня очень легко сбиться с намеченного плана. Часто мы намеренно избегаем важных дел, а потому только рады отвлечься, несмотря на то, что к концу дня отложенные задачи вызовут беспокойство.

Реальный список дел — на бумаге или в digital-версии — служит дисциплинирующим гайдом и возвращает к самым важным делам.

День третий — связка тела и разума

Из своего списка выберите пункт, для выполнения которого нужно сесть за рабочий стол. Перед тем как начать работать, подумайте о том, что происходит с вашим телом.

Поза. Удостоверьтесь, что ваша спина находится прямо напротив спинки стула, а ноги крепко стоят на полу или на подставке. Прикоснитесь пальцами к самой верхней части головы и осторожно поднимите голову, потянитесь за рукой, расправьте плечи. Когда смотрите на экран, держитесь прямо, не наклоняйтесь к нему (по необходимости придвиньте компьютер).

Дыхание. Во время дыхания не поднимайте плечи, держите их расслабленными. На вдохе подайте живот наружу, на выдохе — подтяните внутрь, полностью выпуская воздух.

Движения. Теперь начните выполнение задачи, сконцентрируйтесь на ней в течение 10 минут. В процессе меняйте положение — вставайте каждые 15-20 минут, делайте короткий перерыв между интервалами. Чтобы не увлекаться, можно использовать таймер.

Зачем мне это делать?

С помощью простой регулировки осанки вы можете предотвратить бессознательное напряжение и скручивание тела, которые приводят к физическому дискомфорту. Концентрация на правильной позе помогает расслабиться, освободить разум и мысли.

Кроме того, правильное дыхание способствует ясности сознания. Многие люди дышат вертикально — из груди, их плечи при этом двигаются вверх и вниз. Во время стресса дыхание сбивается еще хуже, что приводит к серии поверхностных и нервных вдохов. Если с вами это происходит, вы не используете легкие в полной мере. Дыхание же от диафрагмы приносит больше кислорода.

Еще один способ улучшить ваше состояние — двигаться. Исследования показали, что верхний предел нашей концентрации на одном предмете составляет примерно 20 минут. Вместо того, чтобы пытаться опровергнуть этот факт, лучше делать регулярные перерывы.

День четвертый — возвышение над шумом

В следующий раз, когда вы сядете за работу, закройте все учетные записи в электронной почте и социальных сетях, проверяйте их только раз в час. Для дополнительного эффекта делайте это каждые два часа. Не забывайте о телефоне — его стоит выключить или убрать в ящик стола.

Каждый час, во время перерыва уделите 10 минут тому, чтобы проверить все входящие и ответить на срочные сообщения. Затем снова все отключите и вернитесь к работе.

В конце дня или в начале следующего оставьте 20 минут на то, чтобы ответить на оставшиеся сообщения. Это хорошее упражнение для выходных или тех дней, которые вы планируете посвятить личным делам.

Зачем мне это делать?

Если вы тратите большую часть дня на то, чтобы проверять почту и другие сообщения, вы, скорее, реагируете, а не действуете. Чтобы быть по-настоящему продуктивным, необходим контроль над теми задачами, которые вы сами определили как приоритетные. Минимизация отвлечений — лучший способ это сделать.

Когда вы переключаетесь между электронной почтой и другими мессенджерами, вам кажется, что вы постоянно в работе и сделали много. Но исследования показывают, что переключение между задачами приводит к когнитивных потерям, ваша работа из-за этого страдает.

И не только это. Электронная почта и интернет в целом привлекательны для нас как повод «отложить на потом» некоторые задачи. Гораздо проще читать письма, нежели начать проект или поправить презентацию. Проверка социальных сетей — дешевый трепет, наш мозг получает краткий порыв удовольствия от нового мигающего отвлечения.

День пятый — помощь партнера

Ваше следующее задание — выбрать из списка сложную задачу, у которой нет четкого дедлайна (то, что обычно заставляет вас медлить и прокрастинировать). Теперь поставьте четкую цель — к чему вы хотите прийти сегодня (какую часть работы выполнить). Обозначьте конкретное время, к которому задача должна быть выполнена.

А сейчас самая интересная часть. Найдите ответственного партнера — им может быть друг, член семьи или коллега. Этот человек должен будет одновременно выполнять роль и проверяющего, и группы поддержки. Ему предстоит следить за тем, чтобы вы выполнили работу к сроку.

В качестве альтернативы или в дополнение к этому методу объявите в соцсетях, что вы собираетесь закончить задание и после подтвердите, что вы с этим справились.

Зачем мне это делать?

Исследования показывают, что самостоятельно поставленные дедлайны, о которых не знает никто, кроме вас самих, часто бывают неэффективными, особенно среди хронических прокрастинаторов.

В то же время анонсирование запланированных сроков (даже среди тех, кто прямо не заинтересован в выполнении задачи) привносит определенный уровень подотчетности. Если вы не справились с заданием и должны в этому кому-то признаться, то рискуете своей репутацией, а это очень мощный стимул.

День шестой — «глубокая работа»

Ваше задание на сегодня — провести два часа за работой над одной задачей. Если такой трудозатратной задачи у вас нет, то выберите три менее масштабные. Ваша цель — на два часа сконцентрироваться только на работе.

Чтобы выполнить задание, воспользуйтесь предыдущими уроками: установите временной блок на выполнение одной задачи, разделите ее на три части и запишите в список дел. Предупредите своего руководителя, коллег или членов семьи, чтобы вас не отвлекали. Отключите почту, мессенджеры и социальные сети — желательно на все время выполнения задачи, но как минимум на 20 минут в самом начале. Старайтесь делать перерывы каждые 15-20 минут и следите за осанкой.

Зачем мне это делать?

Цель этого упражнения — избежать проволочек и прийти к тому, что профессор Ньюпорт называет «глубокой работой», то есть к способности сосредоточиться на когнитивно сложной задаче и не отвлекаться.

Но дело не только в этом. Часто прокрастинация является следствием страха перед несовершенным исполнением или провалом. Вот почему мы склонны постоянно откладывать сложные задачи — как будто в будущем мы будем лучше к ним готовы. Не бойтесь и приступайте сразу, потом еще будет время подправить свою работу.

Когда мы не знаем с чего начать, то чаще всего просто не начинаем. Эта проблема очень просто решается, нужно лишь разделить большую задачу на несколько конкретных частей.

День седьмой — взгляд в будущее

Возьмите паузу и подумайте о том, какие изменения произошли с вами на этой неделе. Что сработало, что нет? Удалось ли выполнить какие-то из тех задач, которые вы даже не предполагали закончить?

Поздравьте себя с тем, что предприняли конкретные шаги по улучшению своей продуктивности, а потом простите себе неудачи. Поблагодарите тех, кто вам в этом помог.

После минуты размышлений запишите три новых навыка, которые вы использовали на этой неделе и хотели бы забрать с собой в качестве новых привычек. Оставьте заметку на столе, на видном месте.

Зачем мне это делать?

Последнее упражнение создано для того, чтобы оставаться реалистом по мере того, как вы вносите изменения в свой рабочий ритм и методы планирования.

Новые привычки не вырабатываются в одночасье (и даже за одну неделю). Начиная с малого, внедряя их постепенно в свою жизнь, вы увеличиваете их шансы прочно закрепиться. Любой прогресс — поступателен, ошибки и отступления — неизбежны. Начиная процесс изменений, будьте к себе добрее.